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テーマ2 報告、連絡、相談、確認のポイント
「まかせるとは言ったけれども、途中の報告をしなくてもよいとは言っていない」
と思っている上司が数多くいると思います。
報告というのは、別の言い方をすると確認とも言えます。緊急性や内容により、
定例の会議以外に報告、確認が必要な場面は多々あります。
報告、確認すべき事項を適確に判断し、確実に行うことは、管理職をはじめ組織で
働く者にとって重要な仕事ともいえます。
上司に対し、報告、連絡、相談、確認をする際の基本姿勢として重要なことは、下記の2点となります。
・上司と話すことによって、業務に一層の付加価値を付けることができないか。
・業務の新たな可能性をみつけることができないか。
報告、確認する場合の留意点としては次のような事項が上げられます。
・肯定語で話す。前向きな姿勢が伝わるように否定的な言葉は極力使わない。
・報告事項ごとに最初からの流れを時系列に簡潔に説明する。
・現場で起きた事実とその事実に対する自分の考え、今後の対策を、事実と混同することなくきちんと報告する。
・選択肢を準備する。選択肢ごとにメリット、デメリットを明確に説明する。
以下、上記内容についてご説明致します。
１．肯定語で話す。前向きな姿勢が伝わるように否定的な言葉は極力使わない。
報告する際には、「できません」とか「無理です」という言葉は、極力使わないようにします。
このような条件が、整えばできる。人員や時間、経費をこれだけ投入するとできる。
といったように、常に前向きな姿勢、プラス発想で報告します。
このような、発想をしていると思わぬビジネスチャンスを発見する可能性もありますし、
自分では、不可能に近い発想と思っていても上司に報告すると、
意外と実現可能な手立てが用意されている可能性もあります。
上司も難しい案件であることは、分かって仕事の指示をしていますので、
部下から、「できません」とか「無理です」という言葉を聞くと、自分に反対しているとか、
やる気がないように聞こえてしまう場合があります。
２．報告事項ごとに最初からの流れを時系列に簡潔に説明する。
上司は、一般的に携わっている業務の案件や量が多いため、前回の報告のことは、
忘れていることが多くあります。
このため、報告の際は、報告事項ごとに仕事の最初からの流れを時系列に簡潔に説明するようにします。
このように報告されると上司は、仕事の状況がよく分かるとともに、時系列的に仕事の状況が分かることで、
思わぬビジネスチャンスの発見や逆に重要な手落ちに気づくことがあります。
３．現場で起きた事実とその事実に対する自分の考え、今後の対策を、事実と混同することなくきちんと報告する。
部下の人が、上司に現場で起きた事実と自分の推測や考えを混同して報告している
場面を見かけることがあります。
上司は、実際にお客様がなんと言ったのか、だれが、何をしたのか、といった事実を把握して
今後の対策を考えます。
現場で起きた事実は、事実はとしてきちんと話す。その事実に対する自分の考え、
今後の対策は、事実と混同することなくきちんと話すことが重要です。
現場で起きている事象に対して、自分の考えや今後の対策を話さないと、何も考えていない、仕事をしていないと
思われので、必ず、自分の考え、今後の対策は、上司に伝えることが必要です。
４．選択肢を準備する。選択肢ごとにメリット、デメリットを明確に説明する。
上司に報告する際に、選択肢を準備する必要がある場合は、選択肢ごとにメリット、デメリットを
きちんと説明します。選択肢の中で、自分がよいと思う案は、その理由とともに説明します。
選択肢を用意してくれると、上司はそれを踏まえて、もっと良い案はないかを考えます。
報告、連絡、相談、確認の方法を工夫し、徹底することにより、自分自身、および部下の仕事に対する
取組み姿勢や業務の水準が変化してくるものと思います。
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